MEEST GESTELDE VRAGEN IVM HET CORONAVIRUS

Wij begrijpen dat er vanwege het Coronavirus veel vragen ontstaan over geplande audits of certificaten. Daarom hebben wij deze pagina ingericht om antwoord te geven op de meest gestelde vragen. Zit uw vraag er niet bij? Bel of mail ons!

Audits tussen nu en 28 april 2020
Uw auditor neemt uiterlijk 2 weken voordat de audit plaatsvindt contact met u op. Er zijn 3 mogelijkheden, namelijk:

  1. De audit wordt (deels) remote geaudit. Let op! Voor Veiligheidsladder/SCL/SAQ+ en SAQ audits: een remote audit is niet toegestaan bij initiële audits (beoordelingsaudit), bij een scope uitbreiding of een trede verhoging.
  2. De audit wordt verplaatst.
  3. De audit wordt toch op locatie uitgevoerd. Zolang de maatregelen vanuit het kabinet en het RIVM van kracht zijn, wil NCI deze mogelijkheid zoveel mogelijk vermijden.

Audits na 28 april 2020
Indien uw audit buiten de periode van aangescherpte maatregelen valt, dan verwachten wij tot op heden dat de audit gewoon op locatie plaatsvindt. We nemen dan vooralsnog geen contact met u op. Natuurlijk kunt u wel met ons contact opnemen als u vragen heeft.

  • Voor alle normen geldt: U komt in aanmerking voor uitstel van maximaal 6 maanden. U ontvangt van ons een schriftelijke bevestiging waarmee u aan uw opdrachtgever kunt aantonen dat u officieel uitstel hebt gekregen.
  • KMB en Veiligheidsladder/SCL/SAQ+/SAQ: Op de website van KMB staat bij uw certificaat vermeld dat uitstel verleend is. Op de website van de Veiligheidsladder staat ook bij uw certificaat vermeld dat uitstel verleend is.
Ja, de audit kan doorgaan. Let op! Dit geldt natuurlijk alleen voor keuringen die verlopen zijn in de periode vanaf 16 maart 2020. Er zal een opmerking worden gemaakt in het rapport. Tijdens het later uitgevoerde projectbezoek zal er alsnog gekeken worden naar de keuringen. Wanneer uw keuringen voor 16 maart 2020 zijn verlopen, dan kan de audit alsnog doorgaan. De auditor schrijft dan een afwijking op dit onderdeel. U heeft dan 3 maanden de tijd om de keuringsrapporten aan te leveren.
Nee, de SSVV heeft alle medewerkers waarvan het diploma na 12 maart 2020 is verlopen, uitstel verleend voor het verlengen van hun VCA diploma. Deze regeling geldt ook voor medewerkers die binnen 3 maanden na hun indiensttreding hun diploma moeten halen. Hieraan zijn wel voorwaarden verbonden. Klik hier voor meer informatie.
Indien uw audit binnen de periode van aangescherpte maatregelen valt, neemt de auditor uiterlijk 2 weken voordat de audit plaatsvindt contact met u op. Hij bespreekt dan welke mogelijkheden er zijn voor uw audit.

Indien uw audit buiten de periode van aangescherpte maatregelen valt, dan verwachten wij tot op heden dat de audit gewoon op locatie plaatsvindt. We nemen dan vooralsnog geen contact met u op. Natuurlijk houden we u wel op de hoogte via onze mailingen en op onze website. Uiteraard kunt u altijd met ons contact opnemen als u vragen heeft.

  • Allereerst neemt de auditor contact op met u en bespreekt het plan van aanpak. Welke documenten wil hij graag ontvangen? Hoe vinden de interviews plaats, bijvoorbeeld via Skype of MS Teams. Er worden tijdstippen afgesproken wanneer en met wie de auditor een remote interview zal houden.
  • U stuurt de gevraagde documenten op aan de auditor of u geeft hem toegang tot uw digitale systeem.
  • De auditor interviewt de geselecteerde personen remote.
  • Aan het eind van de audit koppelt de auditor zijn bevindingen terug en spreekt af wanneer het projectbezoek gaat plaatsvinden (na opheffen maatregelen).
Dit verschilt per norm. Voorafgaand aan de audit stuurt de auditor u een lijst van aan te leveren documenten. Denk hierbij een recent uittreksel KvK, Directiebeoordeling, intern auditverslag, organogram, handboek met alle procedures en formulieren. U kunt deze toesturen ofwel toegang geven tot uw digitale systeem.
Aan het eind van de remote audit, wordt het projectbezoek samen met u ingepland. Deze vindt plaats nadat de verscherpte maatregelen zijn opgeheven.
Dit is mogelijk, maar heeft niet onze voorkeur. Het verzetten van uw audit is dan de eerste optie.

U kunt dit met de auditor bespreken wanneer hij contact met u opneemt. Hij bekijkt samen met u wat de beste oplossing is.

Wanneer wij uw audit verzetten, hanteren we de geldende richtlijnen om de geldigheid van uw certificaat te waarborgen.
Dit is mogelijk. Wanneer u uw audit naar ver in de toekomst verzet en de maatregelen worden binnenkort opgeheven, dan proberen wij de audit zo snel mogelijk alsnog uit te voeren. We doen dit natuurlijk altijd in overleg met u. We nemen dan contact met u op.
Een projectbezoek is een audit op locatie. Zolang de maatregelen vanuit het kabinet en het RIVM van kracht zijn, wil NCI deze variant zoveel mogelijk vermijden. Projectbezoeken worden daarom uitgevoerd zodra de maatregelen zijn opgeheven.
Uiteraard doen we er alles aan om dit te voorkomen. Indien wij geen contact kunnen leggen met u als organisatie, dan moeten wij de formele procedures volgen voor schorsing en intrekking van het certificaat. Wees gerust, dit moeten meerdere pogingen zowel per mail als telefonisch zijn geweest over een langere periode.

 

Indien u op locatie werkzaam bent (bijvoorbeeld in een productiehal of bij een opdrachtgever op locatie) dan dient er altijd nog een projectbezoek plaats te vinden. De audit kan remote worden uitgevoerd. Na de positieve beslissing als gevolg van de remote audit wordt er een verklaring door NCI afgegeven dat u bezig bent met uw certificering. Wanneer het projectbezoek ook positief is afgerond, kan het certificaat worden verstrekt. Let op! Aangezien de maatregelen vooralsnog zijn afgekondigd tot 28 april, wordt het certificaat in dit geval daarna pas uitgegeven.

Dit kan, maar hieraan hangt wel de voorwaarde dat de volledige scope remote kan worden geaudit. Het certificaat wordt na een positieve beslissing verstrekt.
Een audit kan in principe zo snel mogelijk plaatsvinden. Wanneer deze voor 28 april 2020 wordt ingepland, wordt deze remote uitgevoerd. Echter, om de audit af te ronden, dient er een projectbezoek te worden uitgevoerd. Na de positieve beslissing als gevolg van de remote audit wordt er een verklaring door NCI afgegeven dat u bezig bent met uw certificering. Wanneer het projectbezoek ook positief is afgerond, kan het certificaat worden verstrekt.
Natuurlijk! U kunt uw bevestigingsbrief van de geplande audit gebruiken als verklaring dat u bezig bent met de certificering. Indien uw certificaat bijna verloopt en u ontvangt uitstel, dan kunt u de schriftelijke bevestiging van uitstel gebruiken als verklaring.
Gezondheid en veiligheid staan bij onze organisatie centraal. Daarom volgen we de verscherpte maatregelen vanuit het kabinet en het RIVM. Net als alle organisaties proberen we innovatief en creatief met de situatie om te gaan. We proberen om onze dienstverlening zo goed mogelijk te laten verlopen, zonder dat u hier hinder aan ondervindt.

Daarnaast proberen we onze klanten op tijd te informeren. We volgen alle ontwikkelingen op de voet. Echter, we merken dat men aan alle kanten wordt overspoeld met informatie. Vandaar dat we deze webpagina hebben opgezet, zodat u een centrale plek heeft waar u terecht kunt voor al uw vragen.

Staat uw vraag er niet tussen? Klik hier om deze persoonlijk aan ons te stellen.
Liever contact via telefoon of e-mail? We staan met plezier voor u klaar!
0181-481949
info@nci-bv.nl